3.1、档案管理必须上升到知识资源管理
作为方向性目标,这里我们重申企业档案管理的需求,目的是要:
解决目前企业档案管理存在的问题
以前档案管理就是信息时代下的管理,具有通常所讲的信息时代档案管理的问题,即有:收集整理依然是档案管理者的事,这需要大量的专业人才,也需耗费大量的时间;档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法,最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯,致使需要的人找不到,或很难找到与工作实际相关的信息;档案中有信息类、有数据类、也有知识类,它们的管理肯定是不同的,但在信息时代的档案管理中都成了信息,这是不对的;信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命。
通过知识资源管理,不仅要解决以上问题,还要做为知识管理的的先导做出样板,推动企业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。
真正发挥企业档案知识的作用
档案知识的作用,归纳起来,在知识经济时代,应该发挥如下作用:
(1) 决策支持“宝典”,即成为企业领导或管理高层进行决策的最主要依据和最有效方法;
(2) 岗位技能“摇篮”,即成为企业员工学习掌握岗位工作经验,方法的最主要来源;
(3) 新品研究“跳板”,即成为每一个新产品研究中的最主要参考资料;
(4) 企业竞争“基石”,即让众多的档案知识成为具有知识产权的企业核心竞争知识;
(5) 企业历史“窗口”,即发挥传统的档案记载“历史”的作用。
以上作用,特别是前四个作用,正是企业实施知识资源管理提升档案知识作用的初衷!
3.2企业知识资源管理要支持企业管理及其发展战略
任何管理都是企业管理的部份,都要符合企业管理总体战略的全局,企业知识资源管理也不例外,但由于知识资源管理是深入到企业各个环节的基础性管理,那就应该在各个管理环节表现出它的基础支持作用。
支持企业人才战略
企业担负着调整产品结构、开拓扩展、创新管理的一系列重大发展,这个发展中最重要的是人才和人才培养。快速地、高质量地培养出合格的专门人才是企业人才战略的核心目标,而知识资源管理必须担负起培养内容(专门企业技术与管理实战知识,企业文化知识)、培养方式、培养渠道支持的关键工作。
支持学习型企业组织建设
对中大型企业来说,再采取传统塔式、计划审批式管理已经不能释放出广大员工的创造力,而要建设学习型组织,采用学习型组织管理的方式,实现员工自我调节。让员工向工作学习、向问题学习、团体学习,为实现愿景目标,充分调动员工的创新能力。要实现或推动这个学习型组织目标的建设,最主要的就是档案型知识资源的及时支撑,因为这些知识本身就来源于工作、来源于实践、来源于集体共同的智慧。而达到支撑学习型组织建设的关键是知识资源要适合员工工作实际,及时有效的提供,也及时有效地沉淀与规范。
支持企业跨地区指挥管理
今后,一般的企业集团大多分布在多个地区,这给各地区机构的指挥调度增加了难度、也会降低效率。能否让大家共享成功的方法,共享失败的教训,是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到这一点,最主要的是要求档案型经验知识资源的统一管理、及时支撑工作。达到这种支撑的关键是要熟悉管理层的工作内容和过程,适时地把相关经验知识资源配备在工作者的面前。