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从国内万科、金地等先进的房地产开发企业的经验来看，采购部门不仅应该参与到设计过程中，而且在方案设计阶段就应该参与进去。通过采购部门、成本部门以设计部门为桥梁与设计单位在设计过程中的互动，可以在建筑方案设计时确定建筑材料清单、在扩初设计时确定主要设备材料清单，并充分利用设计期间的时间展开材料、设备的市场调研工作，以确定主要材料设备的价格、规格型号和品牌等范围。在施工图设计完成后，便可制定出一份详细的材料设备清单，在采购规则的基础上结合项目特点以选择出适宜的采购主体和采购方式，从而指导总体采购计划的编制。
建立供应商管理系统
目前大多数房地产开发企业在采购实施前，往往需要根据实际情况寻找可合作的供应商，这大大增加了采购的机会成本，严重影响了采购效率;由于采购提前期不考虑不充分，导致在采购过程中缺乏对供应商资质审查和现场考察，以至于在合作的过程中问题不断;在与供应商合作完成合，没有对供应商进行履约评价，从而无法有效维护企业自身的合法利益。建立起供应商管理体系，将使得房地产开发企业能够规避上述风险的发生。
一个完整的供应商管理系统应该包括供应商信息库、供应商资质预审系统、供应商评估系统和供应商资质系统四个模块构成。采购部门利用各种渠道和方式获得的各类供应商信息建立起供应商信息库，并随时进行更新维护，以提高每次采购实施时供应商的搜索效率。针对搜索到的各类供应商，采购部门在招标采购等过程中组织公司相关业务部门以资质审查、现场考察等方式，确保供应商有能力满足公司的采购要求，并根据获得的供应商信息丰富供应商信息库的数据。通过在合作过程和合作结束后，对供应商进行履约评价，并将评价与款项支付直接挂起钩来，以最大限度的保障合作双方的利益。利用供应商信息库、供应资质预审、供应商评估等系统提供的信息建立起公司的包括合格供应商名录、可试用供应商名录和不合格供应商名录在内的供应商资质系统。凡是合格供应商名录内的企业，在其业务范围内直接成为公司招标等采购的入围单位，以减少公司采购过程中的资质预审，使采购更加有效、高效。
房地产开发企业通过完善上述三个方面，必将进一步加强自身的采购管理，从而进一步控制好开过程中的成本。