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要保证会议的效率，有很多的措施和方法。在实际项目过程中，我们要根据项目干系人的情况和项目的需要选择合适的方式。一般来讲，安排高效会议应该注意以下几点：
(1) 要确定会议是否真的必要，是否可以不开或者可以采用其他如电话会议等方式。
(2) 会议召开前，应该将会议议程表发给参会人员。议程表一般应该包括会议主题、每个主题的顺序、时间以及负责人、会议的主持人、记录人等。
(3) 会议应安排好需要使用的各种工具和会议材料，如投影仪、以图形、图表、表格等形式展现的项目报告等。
(4) 会议要选择有经验、有资历的主持人，控制会议节奏，防止会议冗长和走题。
(5) 会后应该在24小时内发布会议纪要，公布会议结果。
有效的绩效报告
绩效报告可以使项目干系人了解项目的进展状况，在项目进度、质量、成本等方面与项目计划的偏差情况以及项目存在的问题和潜在的风险，是加强项目干系人间有效沟通的重要手段之一。通过有效的绩效报告，可以使项目干系人通过了解项目，增加对项目团队的信任，提高他们对项目的满意度，有利于项目的成功。
有效的绩效报告应该具有如下特征：
(1) 很强的针对性。报告是为项目干系人做的，应该了解项目干系人对项目的哪些方面感兴趣，哪些方面是项目干系人关注的焦点。只有针对项目干系人关注的焦点传递信息，才容易被接受和理解。
(2) 很好的呈现形式。IT项目千差万别，项目干系人的习惯也是千差万别，因此，应该根据具体情况选择合适的绩效报告的方式，应该更多地采用图表等简单明了的报告形式。
(3) 渐进明细。就像我们做项目计划一样，绩效报告也要注意不断完善，通过征求项目干系人的意见，调整项目绩效报告的形式。
读懂中国文化
项目管理要关注项目环境下不同的国家文化、风俗习惯等环境因素，这是现代项目管理理论中公认的项目成功的关键因素之一。因此，在项目中，我们也要充分考虑中国文化，考虑中国企业的管理文化和风格。
在中国的很多大企业中，往往存在这样一个现象：管理和服务分离。IT规划、预算等管理职能与IT服务职能分别由两个不同的主体承担。这就使得我们做项目时要与两方重要的项目干系人打交道。很多情况下，这两方重要的项目干系人存在一定的制衡关系，就需要项目人员在双方间进行有效的平衡。