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(1) 鼓励顾客投诉
鼓励投诉首先要在企业内部建立尊重每一位顾客的企业文化，并通过各种渠道告知顾客企业尊重他的权利。在此基础上，更重要的是让全体员工，而不仅仅是顾客服务部门的员工，认识到顾客的投诉可为企业提供取得竞争优势的重要线索，而不是给工作带来麻烦。那些直接向企业投诉的顾客是企业的朋友和忠诚的用户，那些对企业“沉默”的顾客会给企业造成更大损失，因为他们最容易转向与企业的竞争对手交易，而且还会散布对企业不利的信息。为鼓励顾客直接向企业反映情况，企业应该制定明确的产品和服务标准及补偿措施，清楚地告诉顾客如何进行投诉及可能获得什么结果。如联邦快递就保证，如果顾客没有在递交邮件次日上午10：30前收到邮件，邮递费用全免。在此基础上，还要增加接受和处理投诉的透明度，设立奖励制度鼓励顾客投诉，督促员工积极接受并处理投诉，从而加强顾客与企业、企业与员工、员工之间的理解。如芝加哥第一银行就定期将顾客的投诉信件和电话录音记录公布在布告栏中，并选择典型事例发表在企业的公开出版物上，同时奖励由于其投诉给企业带来产品或者服务改进的顾客及正确处理顾客投诉、提高了顾客忠诚度的员工。
(2) 培训顾客投诉
在鼓励顾客投诉的基础上，企业还要采用各种方式培训顾客如何投诉。如通过促销材料、产品包装、文具、名片等顾客能够接触到的媒介，告知顾客企业接受顾客投诉部门的联系方式和工作程序。加拿大的一家大银行把印制了指导顾客投诉和获得解决方案的五个步骤的宣传手册放置在所有分行的营业厅中，告知顾客如何向企业递交投诉并得到合理的解决。手册还为对投诉的最初解决方式不满意的顾客提供了进一步联络的部门及该银行负责顾客服务的副总裁的联系方式。目前国内很多企业在3·15消费者权益保护日时经常会推出一些识别产品真伪的宣传活动，事实上也是教育消费者投诉，因为有了识别能力就更容易辨别假冒伪劣产品，从而保护自己的权益。
(3) 方便顾客投诉
企业应尽可能降低顾客投诉的成本，减少其花在投诉上的时间、精力、金钱等。方便、省时、省力的信息接收渠道使顾客投诉变得容易。如一些企业在产品销售地点等能够最大限度接触目标顾客的地方设立意见箱，越来越多的企业通过设立免费电话800 接受顾客意见。事实证明，这是一种非常有效的方式。如800 电话引入美国的3年中，投诉电话的数量竟从每年的700万个增加到100亿个。 这并不是说明企业产品和服务的质量下降了，而是表明800电话的方便、快捷、免费等优点使沉默的顾客张开了口。一些企业利用计算机和Internet技术建立产品和顾客数据库，在接到顾客投诉的同时，将该顾客的购买记录迅速调出，传送到解决此投诉所涉及的每个部门，提高了处理顾客投诉的效率。
(4) 迅速处理顾客投诉
企业应该成立专门接受和处理顾客投诉的部门或责令专门人员承担这项对企业具有战略意义的工作，建立处理顾客投诉的系统，形成高速、专业的工作流程。另外，为了避免顾客投诉过程中对问题的一遍遍重复(因为每次重复都会加剧其不满)，企业要有一个完备的顾客投诉记录系统，将顾客的不满在第一次投诉时就详细记录下来，并及时传送给解决此问题所涉及到的每一个员工。一线员工往往是顾客投诉的首要对象。从顾客的角度来看，最有效的补救就是当发生了失误后，一线员工能够当场立即采取补救措施。有时，可能顾客需要的仅仅是一个真诚的道歉或者关于某一问题的合理解释而已，这些并不需要一线员工一级一级向上级请示。因为顾客最害怕的最无休止的等待，更不愿意被人从某人部门或某个人推卸到另一个部门或另一个人。因此，最容易接触到顾客的一线员工应该成为及时处理顾客投诉的一支重要力量，尤其在服务行业中。然而，一线员工往往并不清楚应该怎样处理顾客投诉。因此，企业应该利用各种形式，定期对其进行培训，教他们如何倾听顾客投诉、如何选择恰当的解决方案，迅速采取行动。同时还要在投诉处理时尽量做到规范和高透明度，适当地授权给一线员工和基层管理人员。
总之，零售企业一定要重视顾客的投诉，把处理顾客投诉作为再次赢得顾客、重获商机和树立企业形象的机会，建立一个有效的处理顾客投诉的政策和体系。这个体系包括确定受理投诉的基本标准、顾客投诉的渠道(形式)、顾客投诉处理奖惩制度、顾客投诉的基本原则与权限、顾客投诉处理的程序和方法、顾客投诉处理的信息反馈机制、顾客投诉处理的效果跟踪等等。关于顾客投诉体系的建设我们在以后的章节中还会详细介绍。
来源广东经济出版社《服务为王——中国零售服务通用教程》刘建军著