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“技术需求简洁化”方便了产品的考察选型，在项目开始阶段少走弯路。下面当时定下技术平台的需求:
● 支持大并发量，用户扩充方便;
● 与邮箱集成;
● 产品成熟，提供模块化的后续自主开发;
● 基于B/S架构，并且安全稳定，备份方便;
● 硬件投入成本低。
要点2:
兵马未动 粮草先行
IT项目中何为“兵马”、何为“粮草”?项目中“兵马”是可有效利用的项目资源，而“粮草”则是如何合理支持项目资源的策略。
在众多策略中，案例项目团队首先明确了“项目范围”，即能够调动什么样的资源(时间、成本、技术)交付最优的项目成果。
项目组为了项目的顺利实施进行了以下准备工作: 知识准备、制度归整、流程的确认。团队成员展开了项目问题域专有知识(流程再造、图形建模等)的学习和研究。在学习过程中将企业管理制度加以归整，从而基本确定了不同办公类型的文件流转过程。
吴先生说，每个公司都有制度和属于自己的特殊流程，这也是公司区别于其他企业的核心竞争力之一，如何将这些流程信息化，还是要花费一番力气的。
图2所示是一个平时看似简单的文件传递流程，经过信息化整理后，发现要涉及到12个环节，反复沟通、调整最多需要数十人参与。
在传统文件传递时，相关领导的权限调整变化很随机，但转化为信息化传递后，这些调整变化必须制定更严格的制度，才能保证文件流转的正确性。“通过这个项目，促进了公司的管理规范，这应该算是另外一个收获，只有清楚的流程才能让协同变得顺畅。”吴先生如是说。