企业档案知识的特点及管理目标 (1)

　　要开展大中型企业档案知识管理，就必须搞清楚企业档案知识资源的内容、形式、特点、才能找到档案知识管理方式和过程。从现在来看，档案又有过去积累下来的和今后将产生的，显然在管理时其需求是不同的。本文从过去和未来档案知识的特点，利用知识管理的思想和方法，探讨档案知识管理应走的道路。

　　1、过去企业档案的类型及特点

　　过去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种，且各自有一定特点，也有一定关系，这是我们在考虑档案知识资源管理必须认真对待的。

　　1.1数据型档案

　　所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如，财务凭证档案、物品材料变动记录档案。

　　这类档案，有以下特点：

　　(1) 过去的都是纸质凭证;

　　(2) 各凭证即使按类别分开，各数据项也很难规范统计;

　　(3) 这种档案的量很大，基本上是做为“历史”记载。在考虑管理时，这类型档案转化成信息和知识的难度很大，所以仍然要独立管理，即按照“历史”记载 的思想进行管理。

　　1.2信息型档案

　　所谓信息型档案，就是对事(或物)实际过程的记录。例如：会议纪要档案、重要事件记录、文件档案，客户往来帐目文件档案，质量陈述文件档案等。

　　这类档案，有以下特点：

　　(1) 过去的都是纸质文档;

　　(2) 有些文档可以转成电子文字型，有些只能扫描成数字图片型;

　　(3) 档案量也是很大的，有些可以作知识资源上升其管理，如会议纪要、重要事件记录等，有些则只能做为“历史”存档。

　　1.3知识型档案

　　所谓知识型档案就是对事(物)及其运行规律认识(或下结论)的文档资料。

　　如：科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等。

　　这类档案，有以下特点：

　　(1)过去的大多是纸质文件;

　　(2)有些文件可转换成电子文字型 ，有些也只能扫描成数字图片型;

　　(3)档案量也很大，但都是知识资源管理的主要内容。

　　1.4各类型档案对管理的要求

　　从以上各类型档案的分类分析，可以归成以下几种形式的文档：

　　(1)“历史”数据型文档

　　在管理时，按照信息分类存贮、查询使用的方式进行管理

　　(2)电子文字信息型文档

　　在管理时，也按照信息分类、存贮与查询方式进行管理

　　(3)数字图片信息型文档

　　在管理时，可以按照知识资源管理方式进行管理

　　(4)知识型文档

　　在管理时，直接按照知识资源管理方式进行管理

　　2、今后企业档案的类型及管理特点

　　由于今后的档案，已经是在数字化、网络化下产生的，所以类型和管理较之以前的档案有很大变化

　　2.1档案来源多样化

　　(1)按内外分，可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、外部主动发给的文档等;

　　(2)从媒质形式分：可以分为纸质、电子化、数字化

　　(3)从表达形式分：可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视频

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