二、确定设计原则和解决思路
组织设计的价值在于围绕组织任务的需要优化资源的静、动态配置,因此,组织任务的实现方式是组织设计的方向。组织任务的实现方式,指从战略上、经营上和管理上对组织任务诸多实现问题的解决思路。所以,组织设计就是从组织的角度对战略思路、经营思路和组织思路的具体落实和体现。解决思路是否有效是组织设计是否成功的前提,组织设计过程必须一直围绕着解决思路这个要落实和体现的中心。从这个意义上说,好的组织设计者必须是组织任务好的解决者,换句话说,必须是好的经营者或者好的管理者。
除此之外,还必须确定本次组织设计的原则,以便于规制设计过程,特别是满足组织设计方案评价的需要。知道了实现组织任务必须要解决的问题和解决思路,组织设计就有了“输入参数”,而有了明确的组织设计原则,就有了组织设计的“评价参数”。在对设计对象有了深刻的认识和理解之后,紧接着需要准备好这两类参数,以供后续设计的需要。
案例-2:
2.1中联公司发展工程总承包业务的基本思路
上海复斯管理咨询公司经过一个多月的深入调研后,研拟出基本的解决思路。在基本思路中,有十点做法不仅是成功的关键,而且其中很多也是非常有特色的管理创新,很好的解决了前面谈到的一般性难点问题和中联公司的特殊问题。
第一,划分阶段,隔离问题,突出重点。需要解决的问题很多,而且有些问题之间很多是相互矛盾的,解决了一个又会激化另一个。为此,根据问题之间的关系和工作的内在要求,复斯公司将中联公司发展工程总承包业务的过程分成两个阶段:起步准备阶段和提升、完善阶段。“起步准备阶段”重点解决工程总承包业务的经营问题,“提升、完善阶段”重点解决工程总承包业务的生产问题。复斯公司首先就第一阶段工作与中联公司合作。原预计起步准备阶段需要两年时间完成,实际上,一年后就进入到提升、完善阶段,于是一年后应中联公司的委托,围绕提升、完善阶段的需要双方进行了第二次合作。
第二,综合培育,专类发展。在公司众多的业务和专业中,当前在开展工程总承包业务上相对成熟、最有希望获得经营成功的毕竟不多,现阶段应把变革的重点放在对经营条件相对成熟的专业上——此为“专类发展”。通过专类发展,可以保证在对组织和其他业务影响不大的基础上,同时实现经营的有效性;然后,为了工程总承包业务的持续发展,仅发展一两个专类是不够的,必须对其它有可能的专业进行全面培育,从中孵化出下一阶段的专类来——此为“综合培育”。这样,通过综合培育可以实现经营的持续性。
第三,两类业务的兼容性设计。无论进行组织结构设计还是各种程序、制度、机制设计,虽然要有利于工程总承业务的优先发展,但必须同时能兼容设计业务的发展。用这个原则反复校验所设计的方案,直到确信实现了良好的兼容性为止。
第四,集中管理与竞争性经营模式的巧妙结合。工程总承包业务是系统业务且总量较大、要求资源较多,所以非由公司集中开展和管理不能有效。然而一旦集中开展和管理,常规上就会出现人员和业务单位的积极性不高的现象,对起步准备阶段尤其要解决人员对工程总承包业务经营的积极性而言,这个现象是非常致命的。通过特殊的机制和体制构造,比如聘任派驻制和多功能团队构造等,复斯公司成功的解决了这种常见的悖论性问题。
第五,产能适度匹配,功能适度超前。起步准备阶段,工程总承包业务的生产任务一般不会多,因此为其配置的专门性的生产管理资源不宜多,最多能勉强满足一两个工程总承包项目的生产就可以了。但必须为更大量的工程总承包业务的生产做好准备。复斯公司发展出的一套通过资格管理等人力资源虚拟使用手段,可以很方便的为更多项目生产提供所需人员——很有点像运用民兵模式的思路;同时,开展工程总承包业务的全部功能则需要配置齐全,如报价功能、项目控制功能、安全管理功能和施工管理功能等,并积极的进行制度建设、人员培训等培育性工作,否则,工程总承包业务很难得到有效推进。早期的两次尝试失败,整体上说都和功能的整体性培育缺乏有关。这种做法尤其可以解决前面提到的“既可有效发展工程总承包业务又可不影响设计业务”的问题。
第六,多功能团队的特殊构造。以具有较好的经营、管理能力的高级设计人员为核心,组成3~4人的团队。在项目的经营阶段,具有两类业务(设计业务和工程总承包业务)的营销和技术标编写(在后文将称作“经营性生产”)功能;在项目的生产阶段,具有参与项目生产(在后文将称作“生产性生产”)和项目管理功能。而且这样的多功能团队设置多个,由新设置的业务部门负责管理。这样,既保证了每个团队在经营阶段的完整功能,除商务标编写外,基本不需要其他部门和人员的配合,因此具有单兵作战能力;又把工程总承包业务的经营和设计业务的经营结合在一起,强化了新业务的经营基础;另外,设置多个这样的多功能团队,如同设置了多个经营部门,构成了可以产生相互竞争的体制,有利于进一步释放团队的经营活力。至于其在项目生产阶段的功能,则作为一种准备,以利于有项目后的项目部(组)组建,必要时团队中的人员可以转化为项目组核心设计生产人员和重要项目管理人员,这对于不可能大量配备专职项目管理人员的起步准备阶段来说,无疑是一种有效的做法。
第七,采用人员聘任派驻制。在资格管理的基础上,由公司根据开展工程总承包业务所需各类人员的稀缺程度,决定对某些人员是采取“聘任且派驻”还是“聘任不派驻”等各种可选方式。不同的方式分别适应于不同的人力资源稀缺程度,这样通过灵活而丰富的聘任派驻方式,就可以有助于解决前面谈到的很多问题,如不影响设计业务问题、总承包业务的经营有效性问题等。
第八,切实有效、简洁易用的程序准备。开展工程总承包业务,需要采用更加完善的项目管理模式,除了组织结构设计和各种必要的制度设计之外,还需要工程总承包业务开展程序和方法的必要准备。项目管理的程序、方法是一个庞大的体系,起步准备阶段不宜机械式的引用,应为该阶段设计简洁、易用的针对性程序,以适应该阶段的特殊需要。否则,很多人员会较长时间陷在一大堆繁杂的程序里,而且运行成本也太高,反而不利于工程总承包业务的迅速开展。
第九,平衡激励和平衡约束。在有关人员和部门的收入分配中,将新旧业务区别开,并按照不同部门和人员在开展工程总承包业务上功能、责任大小,分别赋予不同的收入权重和考核系数,从而实现对部门和人员激励约束的平衡性。激励约束的平衡性表现在两个方面上,首先是对各类业务激励和约束的程度与开展各类业务的内在需要是平衡的,比如,对于某类人员尤其是只愿做设计业务而不愿做工程总承包业务的人员,相比其它人员就会在机制设计时减小设计业务的激励性和约束性,相反增加工程总承包业务的激励约束性;其次,激励和约束的效果与全部业务整体最大经营业绩间的平衡性,保证经营人员虽然优先经营工程总承包业务,但绝不放弃设计业务的经营机会。通过平衡激励和平衡约束,可以解决前面提到的设计人员不愿从事工程总承包业务的固有倾向问题和经营的有效性问题。
第十,继续深化战略准备与观念准备工作。进行业务的一体化发展,在原设计业务基础上发展工程总承包业务,需要做好系统性的准备:战略准备、观念准备、经营准备、组织准备和管理准备。复斯公司咨询人员为中联公司提供的主要是后三者的准备,而前两者则主要依靠中联公司高层领导继续完成,复斯公司咨询人员辅助提供技术上的配合。根据调研,前两者的准备尚不充分,所以复斯公司咨询人员在给出的解决思路中,提出和强调了战略准备和观念准备的重要性,并要求对方制定具体的工作计划,与复斯公司咨询组的工作并行开展起来。