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1、 发送(编码)
当某人想和别人进行沟通时，第一步的工作就是将自己掌握的信息传送出去。本阶段的主要目标是将自己想传达的真正意思完整、准确的传达出来。几个步骤：
(1) 整理思路，确定表达的真实意思。
(2) 确定传达的方式(编码)
就象调制结调器，信息传达人要将自己的意思通过一定的方法将脑电波信号转变成可传递的一组信号编码(调制)。常用的编码有语言、文字、身体语言、图象、图表等。
(3) 将一套反映传达人想法的信息通过各种媒体传送给接收者。常用的媒体有：交谈、书信、广播、影视等。
但是即使是某个给定的编码方式(如语言)对信息传递双方人来讲，也存在编写特点、接收特点的不同。比如说，同一个问题，这样说可能对方不接受，但换个说法，就能接受。对传送人来说，最重要的是要知道接收人能接收信息的编码特征。用符合信息接收者接收的方式发送信息。通常我们说：“用他能听的懂的语言对他说话”就有这方面的含义。
2、 接收(解码)
当接收人收到传递人发出的信息后就会将编码再还原成脑电波信号(解调)。只有还原成脑电波后，大脑才能识别和处理。处理的过程见本文第三项。
3、 反馈 当接收人处理完收到的信息后将感受和理解发送至发送人，发送人确认接收人收到的信息是否完整，理解是否准确。如果有误则需要进行第二轮的传递和接收、反馈过程，直到完全理解为止。
五、 常见的沟通障碍：
在日常交往中存在者数不清的冲突和矛盾。根据相关调查，造成上述冲突的原因其实只有小部分是因为利益不一致，而大部分是因为无效沟通引起。常见沟通缺欠如下：
1、 信息编码缺陷。
(1) 编码不能反映信息发送者的真实意图。常言说：辞不达意。这方面的问题常和信息发送者的表达能力有关。
(2) 编码方式完全按信息发送者的爱好和习惯编制，没有考虑到接收者的接收方式和习惯，造成接收者不能将收到的信息转换成脑电波，因而不能作出判断。例如：对非专业人事大量使用专业术语。再如：对善于接收图象信号的人大量使用文字等等。一般来说，不同的人对不同的信息接收能力是不同的。有人喜欢文字，有人则偏重于表格，还有人喜欢图象。让喜欢图象的人去读大段的文字，他可能会漏掉很多信息。