每周例会议程
每周例会与每天例会的会议目的不同,因而,其会议议程也是不同的。每周例会更注重于问题导向和战略收集。但是,如果没有每天例会就没有每周例会,后者是建立在前者的基础上的。通过召开每天例会,你已经解决了一些突出的和迫在眉睫的问题,这就为周会准备了条件,否则的话,这些问题会把周会搞得一团糟。
时间表
周会的开会时间和地点要固定,一线员工的周会时间是30分钟,管理人员的时间 1个小时。
5分钟:好消息
周会开始时,要每一位员工用5分钟时间说一个有关好消息的故事。这样,周会就有了一个良好的开端,每一个人都会将注意力集中在积极的事情上,而且这也是一次精神健康的检查活动。如果有人连续两周都没有好消息告诉大家,领导就有必要私下去接见一下,看看是否有什么问题。
10分钟:数字
接下来,周会要做的是花10分钟时间对个人和全公司进行生产力测定。每一个公司都应该有3个“关键绩效指标”,这些测量还应该以图表的形式表现出来。
10分钟:顾客和员工反馈
周会还要花10分钟从员工和顾客那里获得具体的反馈。(你能每周都获得这些反馈信息吗?)什么样的问题会总是出现?人们都听说了些什么?
30分钟:“中坚”或单一问题
如果周会关注每一周所发生的每一件事,那就大错特错了。因为如果这样做的话,公司就只能分散注意力,从而到处晴蜓点水般地关注一些问题,而忽视了真正需要解决的重要问题——某一个问题。所以,关键是要让大家把注意力集中在每月或每季度的大的优先性问题上,这就是我们前面所说的“中坚”问题。一线员工要在这方面花上10分钟的时间,管理团队则要花上半个小时,但是,都要注意:只关注一件事情。
结束性评论
周会的结束形式可以是:让与会者用一句话总结自己的感觉。它给予员工一个说话的机会,也给予你一个了解员工的想法和感受的机会。如果你发现了遗留问题或矛盾,你要及时予以解决。
最好是将周会与餐会——早餐或午餐会或者欢乐的时间结合起来,这样,管理者们就有更多的机会坐在一起共同讨论公司的问题,并互相交流信息,真正的决策往往都是在这个时侯作出的。