会员登录
会员注册
二、 KMS系统的优势
KMS系统不是凭空建立的，它基于企业内部高度的信息化基础上。知识与资源的高度集中必然会诱发企业发展的隐患，因此需要将工作任务高度分解，即任务的原子化。而依靠工作流管理系统可以完整记录整体工作流程，其中涉及的客户、技术等知识也可以通过相应的软件系统进行管理、控制以备企业的随时调用。任务原子化需要将企业的发展战略由个人头脑的东西进行最小量度级的项目分解，其中包括对支持其战略的知识体系的分解以及知识与资源运作流程的分解，分解后的知识通过知识传递链与执行者的训练使得整体企业运营最小程度地脱离个人影响。
KMS系统克服了在知识经济环境下企业对知识拥有者个体的依赖，用体系来保证企业的生存性。由于KMS系统不是一个独立的系统，而是将企业的整个管理体系通过知识的共享与传递有效的结合在一起，从而弥补以往ERP为核心的企业管理系统的缺陷。在知识经济环境下，人才的流动在当前的大环境中是必然的事件，留住人才固然重要，但是通过资源企业化、任务原子化、知识传递与知识训练体系化等手段确保企业面临人才走失时对企业损失最小才是最重要的。
第三节 以KMS为核心的ERP的构架
一、 KMS系统的需求分析
(一) 知识的内容
我们常说的知识大致可以分为四大类：即Know-what(知道是什么的知识)，是指关于企业事实方面的知识，例如企业有多少员工、产品用的什么原料、企业的主要产品等; Know-why (知道为什么的知识)，是指明白企业生产的原理和规律，比如为什么选用某种原料、为什么生产某种产品而非另外一种等; Know-how (知道怎样做的知识)，是指做某些事情的技术和能力，比如熟练工人操作机器的技术等等; Know-who(知道是谁的知识)，是指在工作过程中，知道如果出现了问题应该请教谁。
(二) 知识链管理
一个企业的知识链通常包括知识的识别、知识的获取、知识的开发、知识的分解、知识的储存、知识的传递、知识的共享以及知识产生价值的评价等环节，在这个知识链上，形成了一条知识流。
尽管企业的知识管理系统是一个复杂的系统，但从知识链中可以看到知识流转的普遍流程，企业的知识正是在循环和流转中不断的适应、创造、升值内化为企业的价值。这样我们就可以以知识链为核心来构建企业的知识管理系统。
(三) 知识管理的内容
知识管理大致包括以下六个内容：(一)知识管理的基础措施：它是知识管理的支持部分，如关系数据库、知识库、多库协调系统、网络等一些基本的技术手段和知识链上最为重要的要素人以及人与人之间的各种联系渠道等等;(二)企业业务流程的重组，其目的是使企业的知识资源更加合理地在知识链上形成畅通无阻的知识流，让每一个员工在获取与业务有关的知识的同时，都能为企业贡献自己的知识、经验和专长;(三)知识管理的方法：内容管理、文件管理、记录管理、通讯管理等;(四)知识的获取和检索：包括了各种各样的软件应用工具，例如智能客体检索、多策略(吸收反刍、加权归纳、交互选择等)获取、多模式获取和检索(数据、文本、语音、图形图像、电子表格、影视等)、多方法多层次获取和检索、网界网搜索工具等;(五)知识的传递：如建立知识分布图、电子文档、光盘、DVD、及网上传输、打印等等;(六)知识的共享和评测：如建立一种良好的企业文化、激励员工参与知识共享、设立知识总管CKO、促进知识的转换、建立知识产生效益的评测条例等。
二、 KMS系统的模型
在对企业知识管理需求分析和知识管理流程分析的基础上，就可以构建出知识管理的模型。
知识管理系统可以分为以下几个部分：
1. 智能代理
当旧的知识必须被新的知识替代时，代理机制对环境变化的敏感反应使其能够自主进行知识的动态维护和及时更新。智能代理主要包括两个方面：对企业外部Internet和企业内部Intranet的智能信息化信息搜索引擎;面向知识工作者的信息推送技术。
2. 多文档转化
知识管理的初始文档格式是多种多样的，要把这些多种格式的文档转化为标准的，便于在web上浏览的文档，需要在系统中建立一个多文档转化接口，这样不管初始文档是何种格式，通过转化接口而成的知识文档，可以让企业的知识工作者在企业内部Intranet中通过web浏览器来阅读和学习知识文档，做到知识充分共享。
3. 内容管理
一个好的知识管理系统，应当是分布式的协同动作系统，即采集和编辑与内容管理是相分离的，内容管理凌驾于知识动作流程之上，对知识的采集、编辑和发布共享进行控制和管理，这样可以保证每条知识信息都是真正对企业有价值的知识信息。
4. 知识的发布与共享
知识不发布不共享是一文不值的，知识发布与共享不仅仅包括通过网络传递，web页面的浏览，让企业的知识工作者学习最新的知识，给知识工作者发布知识信息的接口，同时也包括建立一种良好的企业文化、激励员工参与知识共享、设立知识总管CKO、促进知识的转化、建立知识产生效益的评测条例等。
5. 工作流协同
知识链是在知识工作者中循环和流转中不断升值的，要做到充分的交流与共享，构建企业统一的消息平台，以支持知识工作者在工作流的过程中相互协作与支持，对于知识管理系统同样也是不可缺少的。
6. 决策支持
决策支持在企业知识链中处于最上层，它是知识创新、产生价值的关键因素。随着OLAP、数据挖掘、数据仓库等技术不断完善，企业拥有庞大的知识库后，把决策支持运用于知识管理中，通过这些技术手段可以为知识工作者提供良好的决策支持。[25]
三、 KMS系统的工作流程
知识管理系统从功能框架可以分为功能分解和功能实现两个层次，其中功能分解包括五个主要部分：系统管理、知识采集、知识加工和编辑、内容管理、知识发布与共享。
随着信息技术的发展，现代知识管理系统是建立在Browser/Server和Client/Server两种体系结构之上的系统。对于知识编辑、内容管理等功能较复杂的部分采用Client/Server结构，而对于知识发布与共享、知识查询等部分采用的是Browser/Server结构。系统的工作原理是知识工作者在Internet上搜索所需要的知识信息或者将自己总结的知识信息分类存储到服务器的公用知识文件中，系统定期检查公用知识文件系统各个分类目录，将新增加的知识初始文档的文件名、文件存放地址等属性(不包括文档的内容)存入初始文档的数据库中，通过知识加工和编辑部分，知识工作者对原始知识进行加工和编辑，系统会自动将编辑好的文档自动转化为标准格式文档，并将其分类存储到知识数据库中，这样其他知识工作者通过向Web服务器发出请求查看知识信息;知识管理系统利用Intranet的高速、专有等特点实现了信息知识的大范围、有效地控制了企业网内用户访问的信息内容;利用系统提供的文档检索功能，用户可以迅速找到需要的信息，从而提高了信息获取的效率和信息利用率。
四、 相关案例—石家庄医药集团成功实施KMS/ERP系统
石家庄制药集团有限公司(以下简称石药集团)于1997年8月组建的国家特大型企业集团。石药集团拥有38家公司，其中香港中国制药投资有限公司是在香港联合交易所挂牌的上市公司。2000年，石药集团实现36亿元的销售收入，利税3.5亿元，纯利2亿元。集团现有员工15000人。
制剂销售公司销售的制剂产品专业性强，品种达100多个，传统的手工填单常常因为没有写清品种、规格或者写错药名。制剂销售公司每月开票5000份左右，而错票率在5%-9%，有时因此延误商机，客户也被竞争对手抢去。更为严重的是，个别提货方拿着盖了财务章的提货单，通过涂改产品品种或数量骗取货物，等到企业发现问题为时已晚。
医药行业的批号管理也是一个重要环节。据不完全统计，每年各驻外办事处的二级仓库由于批号管理混乱导致药品过期，损失至少在一二百万元。虽然药品仓库遵循先进先出的出库原则，但是由于人为因素影响，有些客户凭关系提取批号最新的药品，久而久之，先入库的产品因为时效问题卖不动了，或者不得不降价。
此外，以往驻外办事处的销售业务采用本地结算方式，与公司总部的信息传递依赖传真、电话和特快专递。由于无法及时掌握准确的销售数据，监控客户资信情况及其应收账款，出了问题给公司造成很大的经济损失。
以上是物流与资金流的问题，在知识管理方面的问题就更大：岗位职责上的定位不清晰，造成交叉管理;软件集成化程度较低;没有实现应用系统的一体化，各部门互不相通。无法实现财务、销售、库房的整体配合和整体监控;业务财务不能自动衔接，手工、机器双账并行，在人员流动时很难使工作延续下去;缺乏统一完整的软件和硬件平台等等。随着企业经营规模不断扩大，千头万绪的管理问题困扰着经营者，究竟有没有一种对症下药的良方呢?
为了优化企业的管理从1999年5月19日启动到8月1日石药下属制剂销售公司与英克合作的KMS/ERP系统一期工程正式运行，大致经过调研及规划、软硬件的实施与安装、项目培训、岗位培训、模拟切换、正式切换及运行等6个阶段，历时70多天，整个销售公司(含各子公司仓库)共上网微机39台，系统涵盖进货、销售、回款、调拨、账务、报表等主要业务环节。但企业实施KMS最根本的目的还在于加强对所有驻外办事处的业务管理以及通过知识管理保护企业核心竞争力方面。办事处联网二期工程从2000年6月28日着手计划安排，9月20日首批15个办事处实施完毕，实现了在本地数据库开票、出库、记账，并与公司总部数据库之间进行数据的增量复制，解决了业务管理分散的难题。
在KMS/ERP系统上线后，石药制剂销售公司发生了巨大的变化，管理层可以很方便地在网上查询到当天的销售和回款情况，实现业务、财务、库房的一体化，把以前的信息孤岛连接起来，实现在同一网络中的配合协同。知识在各个部门中共享，大大提高工作效率。由于知识传递及时，库存量缩减了1/3，相当于减少了两亿多元的库存资金占用，单此一项银行利息就在100万元左右，加速了资金周转，优化品种结构。同时，通过知识管理将个人资源企业化，企业依赖于个人的情况不再出现。
实施KMS/ERP之后，企业推行了货品编码制，并对销售公司所有部门、大区和办事处及所有人员、各生产企业的药品仓库、相关运输单位和客户进行编码，避免了重复交叉等错误情况发生。与此同时，企业完全摆脱了财务中手工、机器双帐并行的处境,应收账款的管理可按客户名称设明细账并划分到每个办事处，核算到具体业务员，并能快速做好应收账款的回款分析、账龄分析。
利用ERP的流程设计，坚持货品先进先出原则，改变了以往靠人工清点出入库的情况，通过计算机系统实时了解和控制库存，并可明细到货号及有效期，对库房出入库的批号一跟到底，仅2000年上半年就为企业减少近百万元的经济损失。提货单盖了财务章之后，还要经计算机系统进行再确认，而仓库保管员只有对计算机系统内的提货单编号核对无误才会发货。降低了发票使用量，错票率降到1%以下。仅此一项避免直接经济损失数万元，更重要的是节省时间，提高了企业运营效率。
控制客户资信也是一个重要环节，企业建立了类似于银行信誉额度管理的客户管理体系，严格控制企业应收账款，变应收账款的事后管理为事前控制，在销售过程中一旦客户超过其信用额度，ERP系统就会主动提示并发出警告，有效避免了客户的应收账款无限增加，减少了接单风险。
KMS/ERP的真正效益不仅仅是金钱所能度量的，其实施过程不仅带来企业管理水平和领导者管理思路及素质的提高，而且为企业培养和造就了一批人才，有利于企业今后的长远发展。从MRP到KMS，企业管理软件在发展中日趋成熟，在以信息化为主导的新世纪，企业管理软件将逐渐成为企业盈利系统中不可或缺的应用工具。
第四章 e-ERP是知识经济时代智能ERP发展的必然趋势
随着网络和计算机技术的飞速发展以及电子化企业管理思想的出现，企业管理软件必须不断改进以适应信息时代的要求。ERP软件应用和e-business相结合是企业管理系统发展的又一大趋势，由此而形成的e-ERP系统是智能ERP的又一核心部分。