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需要编制“合格供方名单”的，是那些需要量不仅大而且是持续需要的“采购”产品，特别是对产品过程和体系有直接影响的“采购”的品质产品，主要是指原料、材料、配套件三大类“采购”产品。
1 在编制“合格供方名单”时，应适时进行分等分级。
分等是按该供方与企业生产经营的关系来进行的，可以按其供应的“采购”产品的重要度分为关键、重要、一般三等。
分级是按该供方的表现情况来进行的，可以按其品质管理体系状、供货产品品质、交货期、对品质问题的处理情况以及以往的供货品质，分为A类、B类、C类三级。
2 编制“合格供方名单”是一个动态的过程，该名单是可以变化的。
某“采购”产品不需要了，该产品的“合格供方名单”就被终止了;某“合格供方”变为“不合格”了，就将其从“名单”中删去。
相反，新的供方“合格”了，又可以纳入该“名单”中。至于供方的等级，更是可以随条件和其表现而变化。
十四 与供方及合格方如何建立双向沟通?
可以通过以下方法和步骤，与供方及合作方建立双向沟通：
1 要进行双向沟通，首先必须有沟通的渠道，企业应规定这种沟通渠道。沟通渠道包括：
A 负责沟通的部门及人员。
B 供方接受沟通的部门及人员。
C 沟通的方式(根据不同的沟通内容，采用不同的沟通方式，例如电话、互联网、信件、联席会议、走访等等)。
D 沟通的具体规定(包括定期的和不定期的，定期的如联席会议、走访，不定期的如因临时出现问题而采取的沟通)。
2 确保沟通渠道畅通，以便发现问题能及时通知供方，迅速予以解决。
3 为了使双向沟通更有效，企业和供方都应建立相应的程序。
A 该程序应当规定定期沟通和不定期沟通的时间、条件、内容、沟通方式等等，必要时还应有专门的沟通记录，如实际品质信息卡等。
B 沟通的状况，应当作为供方的表现之一(而且是表现的重要内容)，纳入对供方的监督、考核之中，作为评定其等级的条件。